Acum puteți avea o versiune digitală, în oglindă, a arhivei fizice

Vă punem la dispoziție cea mai modernă soluție pentru arhiva dumneavoastră. Documentele sunt scanate și introduse într-o bază de date, astfel ca pot fi regăsite foarte rapid, printr-o simplă căutare

Procedeul de digitizare a arhivei presupune transpunerea documentelor de pe suport de hârtie (analogic) în format digital (fișiere electronice de tip imagine sau PDF) pentru a facilita accesul rapid la datele din arhiva organizației, indiferent de locația dumneavoastră sau de dispozitivul folosit.

Prin digitizare, echipa Arh Depot realizează mai mult decât o scanare a documentelor. Informația este scanată și procesată cu ajutorul unui soft de ultimă generație. În acest proces, fiecărui document îi sunt asociate așa-numitele metadate. Acești identificatori unici, preluați manual sau automat prin OCR (recunoaștere optică a caracterelor) din informațiile regăsite în documentul scanat (ex. numărul contractului, numărul facturii, data statului de plata, ID-ul clientului etc.), au un rol esențial în organizarea și identificarea rapidă a documentelor în format digital.

Procesarea informației prin OCR-izare permite regăsirea rapidă a oricărui document prin căutarea după orice cuvânt tehnoredactat din cuprinsul acestuia.

Principalele beneficii ale digitizării arhivei includ:

• accesarea rapidă, de oriunde, a informației necesare;

• reducerea riscului de degradare a documentelor fizice ca urmare a procesului repetitiv de consultare;

• eliminarea necesității depozitării arhivei fizice la îndemâna utilizatorilor;

• emiterea cu ușurință a unei copii a documentelor.